Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht – eine echte Herausforderung, aber auch eine enorme Chance für Unternehmen in der Lebensmittelbranche.
Die neue Regelung verpflichtet Unternehmen, steuerpflichtige B2B-Rechnungen ausschließlich in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen und zu empfangen. Dadurch entfällt die bisherige Möglichkeit, Rechnungen in Papierform oder als einfaches PDF zu versenden. Doch was auf den ersten Blick wie eine neue bürokratische Hürde wirkt, bietet Unternehmen gleichzeitig das Potenzial, ihre Digitalisierung voranzutreiben und den Grundstein für zukünftige KI-Anwendungen zu legen.
Was Unternehmen zur E-Rechnungspflicht 2025 wissen müssen
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, alle B2B-Rechnungen in maschinenlesbaren Formaten zu erstellen. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD stellen sicher, dass die Rechnungen von IT-Systemen direkt verarbeitet werden können. Für Kleinbeträge unter 250 Euro sowie bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen gibt es jedoch Ausnahmen. Um Unternehmen den Übergang zu erleichtern, gelten Übergangsfristen bis Ende 2026. Diese Fristen bieten etwas zeitlichen Spielraum, dennoch ist es ratsam, schon jetzt mit der Umstellung zu beginnen.
Mit KIRATIK zur reibungslosen Umsetzung der E-Rechnungspflicht
KIRATIK bietet umfassende ERP-Lösungen für die Lebensmittelbranche, die den automatisierten Rechnungsversand und -empfang dieser neuen Formate unterstützen. So können Rechnungen entweder manuell oder vollständig automatisiert mit Zusatzmodulen wie dem „K-Service“ versendet werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet eine revisionssichere und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Archivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ecoDMS.
Moderne Automatisierungstechnologien bei KIRATIK unterstützen ebenfalls den Empfang von E-Rechnungen. Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) und Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Abgleich eingehender Rechnungen mit Lieferdokumenten. Durch das Zusammenspiel von KI und DMS können Unternehmen die Konformität ihrer Rechnungen überprüfen und bei Abweichungen automatisierte Benachrichtigungen an Lieferanten versenden.
Um ein besseres Verständnis zu erlangen, schauen Sie gerne unser Webinar dazu an:
Integration der Chargenrückverfolgung und Digitalisierung
Die Automatisierung fügt sich nahtlos in die schon vorhandene Chargenrückverfolgung ein und erleichtert diese, indem wir immer einen digitalen Zugriff auf die Lieferscheine der Lieferanten haben. Dies ermöglicht eine effizientere und genauere Überwachung von Lebensmittelchargen und stärkt die Einhaltung von Lebensmittelsicherheitsstandards. Das untenstehende Diagramm illustriert, wie unsere Prozesse von der Lieferscheinablage bis zur Rechnungskontrolle automatisiert sind, um eine lückenlose Rückverfolgbarkeit und Compliance zu gewährleisten.
Warum die E-Rechnung der erste Schritt zur KI-Nutzung ist
Unternehmen in der Lebensmittelbranche haben häufig die Vision, KI für Aufgaben wie die Produktionsplanung einsetzen. Eine zentrale Voraussetzung dafür ist jedoch der Zugriff auf umfangreiche, strukturierte Datenbestände. Genau hier setzt die E-Rechnungspflicht an: Durch das verbindliche digitale Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie ecoDMS entsteht ein Datentank, der als Grundlage für künftige KI-Anwendungen dienen kann. Beispiele wie Klarna oder Visa zeigen, wie KI die Effizienz steigern und Mitarbeiter entlasten kann – Vorteile, die nun auch dem Mittelstand offenstehen.
Ausblick: KI-Anwendungen in jeder Abteilung?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht markiert den Beginn einer umfassenden Digitalisierung. Zukünftig könnten KI-basierte Agenten über die ERP-Software in nahezu jeder Abteilung eingesetzt werden, um Aufgaben im Vertrieb, Einkauf, Qualitätsmanagement und Kundenservice zu unterstützen. KIRATIK plant bereits KI-Lösungen wie KIRA-Sales zur automatischen Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen und einen Chatbot für FoodOrder zur Kundenberatung. Für das Qualitätsmanagement wird außerdem ein QS-Assistent zur Überwachung von Spezifikationen und eine KI-gestützte Chargenrückverfolgung entwickelt – Lösungen, die den Verwaltungsaufwand in der Lebensmittelbranche erheblich senken werden.
Fazit: Nutzen Sie die E-Rechnung als Sprungbrett für die Zukunft
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen – doch sie bietet gleichzeitig die Chance, Prozesse zu automatisieren und die Weichen für eine KI-gestützte Zukunft zu stellen. Mit KIRATIK als Partner können Sie die gesetzlichen Anforderungen nicht nur erfüllen, sondern gleichzeitig Ihre Effizienz steigern und Ihre Digitalisierung auf ein neues Level heben. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um den Anschluss an die digitale Transformation nicht zu verpassen und die Vorteile von Automatisierung und KI für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie erfahren, wie KIRATIK Sie bei der Umsetzung unterstützen kann?
Sind Sie bereit, die Möglichkeiten der E-Rechnungspflicht zu nutzen? Kontaktieren Sie KIRATIK noch heute, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen führend in der Digitalisierung bleibt.
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