Automatischer Rechnungsversand per E-Mail
mit FoodOffice

Neu: Automatischer Rechnungsversand aus FoodOffice & WinVCL heraus versenden

Die EU-Kommission geht von einer Ersparnis durch den Versand von Rechnung per E-Mail von etwa 64,5 Milliarden Euro pro Jahr aus. Heruntergerechnet auf das einzelne Unternehmen sind das etwa 20 bis 35 Prozent Kostenersparnis. Wird der einzelne Vorgang genauer betrachtet kostet der Versand einer Papierrechnung ein Unternehmen 6,40 Euro mehr als der einer elektronischen Rechnung. (Quelle: Studie „E-Invoicing – Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung“ von Deutsche Bank Research).

Der automatisierte Rechnungsversand per E-Mail fügt sich optimal in Ihren heutigen Ablauf der Fakturierung ein. So erledigen Sie diese Aufgabe schnell und ohne Ihre Arbeitsabläufe ändern zu müssen. In diesen Schritten und mit unserer Unterstützung erreichen Sie das Ziel in kürzester Zeit:

1. Teilen Sie Ihren Kunden oder Lieferanten mit, dass Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt die Rechnungen nur noch per E-Mail versenden. Fordern Sie dabei die gültige E-Mailadresse ein. Dies können Sie mit einem Serienbrief erledigen und dabei die Daten aus unserer Anwendung verwenden.
2. Kennzeichnen Sie im Kunden- oder Lieferantenstamm ob ein Versand der Rechnungen/Gutschriften per E-Mail erfolgen soll. Vervollständigen Sie die E-Mailadresse.
3. Bei der Fakturierung werden dann für Kunden/Lieferanten, für die ein E-Mailversand erfolgen soll, statt einer Rechnung ein „Anhang zum E-Mailversand“ ausgedruckt. So bleibt der Arbeitsablauf unverändert.
4. Die Rechnungs-E-Mails werden dann in einer gesonderten Ansicht gesammelt.
5. Aus dieser Ansicht heraus können alle Rechnungen einzeln oder im Block per E-Mail versendet werden. Dabei werden die Rechnungen zusätzlich in Form einer PDF- Datei abgespeichert und können später archiviert werden.