Schluss mit Excel & Zettelwirtschaft: Wie ein Geflügelhof mit ERP ~10 Stunden pro Woche spart

Eier legen die Hühner. Zeit frisst das Büro drumherum. Eine schlanke ERP-Software verbindet Auftrag, mobile Kommissionierung per QR-Scan, Rückverfolgbarkeit und Rechnung zu einem durchgängigen Fluss – auf Wunsch zusätzlich mit digitalem Lieferschein – ohne dass eine Zahl zweimal getippt wird. Beim Geflügelhof Kottsieper sind so rund 10 Stunden Büroarbeit pro Woche frei geworden – und mehr.

Warum frisst die Eier-Vermarktung so viel Bürozeit?

Weil die Eier den kleinsten Teil der Arbeit ausmachen. Den Rest erledigen Excel und Zettel: handgeschriebene Kommissionierlisten, ein Dutzend Tabellen, abends Nachträge im Büro, jeder Preis je Variante und Kunde von Hand gepflegt. Solange der Hof klein ist, trägt das. Mit mehr Kunden, strengeren Audits und knappem Personal wird genau diese Zettelwirtschaft zum Flaschenhals – sie kostet jede Woche Stunden, in denen dieselbe Information erfasst, gesucht und korrigiert wird. Doppelt, dreifach.

Geflügelhof Kottsieper: vom Zettelstapel zum durchgängigen Prozess

Anna und Robin Kottsieper führen ihren Hof in Remscheid in 6. Generation – Bio, Freiland, Boden, regionale Vollei-Manufaktur, jede Variante mit eigenen Preisen und eigenen Kunden. Kurz nach fünf klackern die ersten Eier aufs Band, draußen wartet schon der erste LKW. Früher stapelten sich um diese Zeit Lieferscheine, Notizzettel und Excel-Ausdrucke auf dem Schreibtisch – das Vorgängersystem war alt und ließ den Hof bei jeder Auswertung wieder zur Tabelle greifen. Heute läuft derselbe Morgen über einen einzigen digitalen Prozess – vom Auftrag bis zur Haustür.

Wie funktioniert Rückverfolgbarkeit per QR-Code im Eierbetrieb?

Auf jedem Gebinde sitzt ein QR-/EAN-Code mit Artikel, Stall und Mindesthaltbarkeit (MHD). Wer kommissioniert, scannt – und das System bestätigt sofort: richtiges Produkt, richtiger Auftrag, richtige Charge, richtiges MHD auf dem Beleg. So entsteht die Chargenrückverfolgung nebenbei im Arbeitsfluss, statt abends mühsam rekonstruiert zu werden. Fehlkommissionierungen werden seltener, und kommt eine Audit-Frage, ist der Nachweis in Minuten statt Stunden erbracht – ein konkreter Beitrag zu Lebensmittelsicherheit und HACCP-Dokumentation.

Wie spart ein Geflügelhof mit ERP rund 10 Stunden pro Woche?

Der Hebel ist ein einziger, durchgängiger Fluss ohne Doppelerfassung – vom Auftrag bis zur Haustür:

• Auftrag erfassen (Varianten & Preise je Kunde sauber im System)
• Mobil scannen (QR/EAN mit Stall & MHD)
• Richtige Ware gesichert (weniger Fehler, volle Rückverfolgbarkeit)
• Rechnung automatisch – ohne Doppelerfassung (digitaler Lieferschein optional)
• Tour als optimierte Route im System statt nur im Kopf
• Pünktlich ausliefern, lückenlos nachweisbar

Aus dem Scan wird die Rechnung – ohne dass jemand eine Position abtippt; ein digitaler Lieferschein lässt sich bei Bedarf zusätzlich erzeugen. Das gibt dem Hof rund 10 Stunden pro Woche zurück – und mehr. Jede Woche. Zeit, die in die Tiere, die Kunden und neue Ideen fließt statt in die Belegablage.

„Wir würden uns jederzeit wieder so entscheiden. Es ist das richtige Programm für uns."– Anna Kottsieper, Geflügelhof Kottsieper

Was hat dem Hof am meisten Zeit gespart?

Drei Dinge im Alltag, die früher die meiste stille Bürozeit gekostet haben – und heute fast nebenbei laufen:

• KAT-Auswertung auf Knopfdruck. Die Meldung wurde früher von Hand zusammengestellt und als Excel weitergereicht. Heute fällt sie auf Knopfdruck aus dem System – für Kottsieper einer der wichtigsten Punkte überhaupt.
• Preise, die sich wöchentlich ändern. EK- und Gestehungspreise bewegen sich Woche für Woche. Statt jede Variante einzeln anzufassen, wird der Einkaufspreis einmal gepflegt – abgeleitete Preise ziehen mit. Und die Auswertung, auf die es ankommt: der Rohertrag, gerechnet mit den echten Gestehungspreisen.
• Fibu ohne Abtippen. Die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung kam erst Monate später dazu. Buchungen entstehen direkt im System und werden nur noch importiert, nicht mehr getippt. Genau diese Erweiterung hebt die Ersparnis über die ersten zehn Stunden hinaus.

Zusammengenommen ergibt das den Kern, der den Alltag trägt: scannen für MHD und Stall (Rückverfolgbarkeit), einfache EK-Preis-Pflege, KAT-Auswertung, schnelle Auftragsanlage samt Rechnung – und am Ende der Fibu-Export. Kein Modul, das nie jemand öffnet, sondern genau die Handgriffe, die jede Woche anfallen.

Brauchen Sie dafür ein Konzern-ERP? Nein.

Kleine und mittlere Betriebe brauchen keine schwere Industrie-Software mit Funktionen, die nie jemand öffnet. Sie brauchen genau das, was den Alltag schneller und sicherer macht – und sonst nichts. FoodOffice ist schlank und selbsterklärend, sodass auch neue Mitarbeiter schnell sicher kommissionieren. Und es gibt das Ganze zur Miete, monatlich kündbar: kein langer Vertrag, kein Risiko, keine große Anfangsinvestition.

Passt das zu Ihrem Betrieb?

• Sie führen mehrere Varianten und Preise je Kunde.
• Vieles läuft noch über Excel und Zettel.
• Charge, Stall und MHD müssen jederzeit schnell nachweisbar sein.

Trifft auch nur eines davon zu, lohnt der genauere Blick. Mehr zur Branchenlösung für Eier- und Geflügelbetriebe finden Sie auf der Übersichtsseite für Eier- & Geflügelhöfe.