EDI-Anforderungen von ALDI, EDEKA, REWE oder Kaufland? Mit der EDI Zentrale in FoodOffice wickeln Lebensmittelhersteller alle Handelsnachrichten direkt aus dem ERP ab – ohne Middleware, ohne manuelle Konvertierung.
EDI (Electronic Data Interchange) ist der automatische, strukturierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Lebensmittelhersteller und Handel: Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen laufen als standardisierte EDIFACT-Nachrichten direkt von System zu System – ohne PDF, ohne Abtippen. In FoodOffice ist dieser Datenaustausch fest in die Warenwirtschaft integriert: Eine eingehende Bestellung (ORDERS) wird automatisch zum Auftrag, daraus entstehen Lieferavis (DESADV) und Rechnung (INVOIC) – partnerspezifisch und ohne Zwischensystem.
Lieber sehen als lesen? Das Erklärvideo zeigt die EDI Zentrale in FoodOffice in Aktion – von der Bestellung bis zur Rechnung.
Video: Die EDI Zentrale in FoodOffice
Der Screencast der EDI Zentrale – ORDERS, DESADV, INVOIC & PRICAT in Aktion – ist gerade in Produktion und erscheint hier in Kürze.
EDI steht für den elektronischen Datenaustausch: Statt eine Bestellung als PDF oder Fax zu verschicken und beim Empfänger wieder abzutippen, tauschen die Warenwirtschaftssysteme die Belege als maschinenlesbare Nachrichten aus. In der Lebensmittelbranche ist dafür der Standard EDIFACT bzw. die Handelsvariante EANCOM maßgeblich – gepflegt von GS1 Germany, der Organisation hinter EAN/GTIN und GLN.
Für den Handel ist das ein Effizienz- und Qualitätsthema: weniger Erfassungsfehler, schnellere Belegläufe, eine saubere Zuordnung über GTIN und GLN. Deshalb verlangen ALDI, EDEKA, REWE, Kaufland & Co. von ihren Lieferanten immer häufiger die „EDI-Kulisse“ – oft beginnend mit ORDERS und INVOIC, später ergänzt um das Lieferavis DESADV. Wer als Lebensmittelhersteller oder Großhändler an den LEH liefert, kommt am Thema kaum noch vorbei.
Wichtig zu wissen: EDI ist nicht dasselbe wie die E-Rechnungspflicht. Die E-Rechnung (z. B. ZUGFeRD/XRechnung) regelt das Rechnungsformat allgemein – EDI/INVOIC ist der etablierte, handelsspezifische Weg, Rechnungen und weitere Belege strukturiert mit dem LEH auszutauschen.
EDI ist kein einzelnes Dokument, sondern eine Familie standardisierter Nachrichtentypen. Diese vier begegnen Lebensmittelproduzenten im Handelsgeschäft am häufigsten:
| Nachricht | Richtung | Bedeutung |
|---|---|---|
| ORDERS | Handel → Sie | Die Bestellung des Handelskunden – Grundlage für Ihren Auftrag. |
| DESADV | Sie → Handel | Das Lieferavis: kündigt die Lieferung an, inkl. Packstruktur und NVE/SSCC. |
| INVOIC | Sie → Handel | Die elektronische Rechnung – oft über einen Zentralregulierer. |
| PRICAT | Sie → Handel | Preis- und Artikelkatalog: hält Stammdaten beim Partner aktuell. |
Je nach Konstellation kommen weitere Formate hinzu – etwa HANMOV und INSDES für die Anbindung von Lager- und Logistikdienstleistern. Auch diese deckt die EDI Zentrale ab.
Viele Betriebe umgehen EDI zunächst, indem sie Bestellungen manuell aus der PDF abtippen und Rechnungen „irgendwie“ im passenden Format herausschicken. Das ist fehleranfällig und skaliert nicht: Kommt ein neuer Kunde mit einem anderen Format hinzu, beginnt die Arbeit von vorn.
Der nächste Schritt ist meist eine externe EDI-Middleware oder ein EDI-Dienstleister. Das ist nicht verkehrt – löst aber nur eine Hälfte. Denn jeder Handelskunde hat eigene Datenanforderungen: besondere Felder, spezielle Strukturen, individuelle Inhalte. Das zieht zwei Dinge nach sich: Das Format muss angepasst werden – und Ihre internen Prozesse müssen separat darauf abgestimmt werden. Das Zwischensystem kümmert sich um das Format, kennt aber Ihre Prozesse nicht. Die müssen Sie selbst aufbauen und synchron halten.
| Aspekt | Externe Middleware / Dienstleister | EDI Zentrale in FoodOfficeEmpfohlen |
|---|---|---|
| Format-Konvertierung | Eigene Konvertierungsschicht zwischen ERP und Handel | Im System integriert – keine zusätzliche Schicht |
| Prozessanpassung | Getrennt – muss separat im ERP nachgebaut werden | Daten und Prozesse werden gemeinsam eingerichtet |
| Systeme im Einsatz | ERP + Middleware (zwei Systeme, zwei Verträge) | Ein System – ein Ansprechpartner |
| Neuer Handelspartner | Format beim Dienstleister, Prozess im ERP – zwei Baustellen | EDI-Profil anpassen – Prozess läuft mit |
| Fehlersuche | Verteilt über zwei Systeme | Zentrales Fehlerprotokoll in der EDI Zentrale |
In FoodOffice ist das grundlegend anders: Die Daten folgen den Prozessen – direkt, ohne Umweg. Hat ein Kunde besondere Anforderungen, passen wir das EDI-Profil an – und die dazugehörigen Abläufe gleich mit. Egal ob Sie an zwei oder zwanzig EDI-Kunden liefern: Das Prinzip bleibt dasselbe.
Dieselbe neue Kundenanforderung – zwei völlig verschiedene Wege:
Format und Prozess laufen auseinander – zwei Baustellen, die Sie selbst synchronisieren müssen.
Die Daten folgen den Prozessen – ein Weg, ein System, keine Synchronisation von Hand.
Von der Bestellung bis zur Rechnung bleibt alles in einem System – ohne dass Sie zwischendurch in Dateien eingreifen müssen.
ORDERS kommt rein und wird zum Auftrag.
Auftrag wird kommissioniert und ausgeliefert.
DESADV geht aus dem Lieferschein raus.
INVOIC wird aus der Faktura erzeugt.
Der Handelskunde schickt eine ORDERS-Datei per EDI. Sie landet automatisch in der EDI Zentrale, wird eingelesen, und FoodOffice ordnet die Positionen Ihren Artikeln zu – über EAN/GTIN, Kundenartikelnummern oder ein individuelles Mapping, das Sie pro Partner einrichten. Aus der Bestellung entsteht direkt ein Auftrag, ganz ohne manuelle Erfassung. Stimmt etwas nicht, sehen Sie es sofort im Fehlerprotokoll (z. B. „Artikel existiert nicht“). Gerade hier steckt das größte Einsparpotenzial und die spürbarste Entlastung für Ihr Vertriebsteam.
Wird die Ware ausgeliefert, erzeugen Sie das Lieferavis (DESADV) direkt aus dem digitalen Lieferschein heraus. Die Anforderungen sind sehr unterschiedlich und betreffen oft auch interne Prozesse – etwa NVE-Etiketten nicht nur auf der Palette, sondern auf jeder einzelnen Kiste. Für die großen LEH-Partner gibt es fertige Profile: Sie wählen das Profil, stellen die Optionen ein, FoodOffice baut die Datei im exakt richtigen Format.
Viele LEH-Kunden fordern auch die Rechnung als INVOIC. Sie wird direkt aus der Faktura erzeugt und übertragen – partnerspezifisch und ohne manuellen Schritt. Auch die komplexe Konstellation eines Zentralregulierers (etwa im Rahmen der REWE-Zentralregulierung) ist jederzeit abbildbar.
Neben den klassischen Transaktionsnachrichten kann FoodOffice auch Stammdaten über EDI austauschen. Ob Artikeldaten, Preislisten oder Produktkataloge – mit Formaten wie PRICAT übertragen Sie Ihre Stammdaten strukturiert und automatisch an Ihre Handelspartner. So sind Ihre Artikel und Preise beim Kunden immer aktuell, ohne manuelle Pflege auf beiden Seiten.
In Kombination mit dem Preislistenmanagement von FoodOffice lassen sich Kataloge kundenabhängig zusammenstellen und in festgelegten Intervallen versenden – ein häufig unterschätzter Hebel, um Konditionsdifferenzen und Rückfragen zu vermeiden.
Was bis hier beschrieben ist, ist der Standard. FoodOffice kann aber deutlich mehr – und genau das entscheidet in der Praxis oft über die Machbarkeit eines Setups.
Die Ware lagert beim Dienstleister, die gesamte Disposition – Auftragserteilung, Auslieferung, Bestandsabfrage – läuft über die EDI Zentrale. FoodOffice leitet Aufträge weiter, der Dienstleister meldet Auslieferungen und Bestände zurück. Sie haben das externe Lager in Echtzeit im Blick.
Als Dienstleister werden Sie per EDI mit allen nötigen Daten versorgt: Rohstoffe des Kunden, Produktions- und Lieferprozesse, Lagerbestände und sogar die Chargenrückverfolgung – abgewickelt mit Formaten wie HANMOV oder INSDES.
Ob Ihr Partner SAP oder ein anderes System einsetzt: FoodOffice spricht das passende Format. So binden Sie auch große Hersteller und Handelszentralen sauber an – ohne Systembruch.
In jedem dieser Szenarien gilt dasselbe Prinzip: Die Daten folgen den Prozessen – in einem System.
In FoodOffice sind die EDI-Profile vieler LEH-Partner bereits umgesetzt – vom EDIFACT-Format D01B (z. B. EDEKA) bis zum DESADV im Format D96A (z. B. Kaufland) und der INVOIC nach EANCOM-INVOIC 2002. Statt jedes Format von Grund auf zu entwickeln, wählen Sie das passende Profil und stellen die Optionen ein. Das verkürzt die Anbindung spürbar.
Hinweis aus der Beratung: Datenformate und Übertragungswege (z. B. X.400, SFTP, EDITEL) variieren stark. Der individuelle Einrichtungsaufwand pro Partner und Format wird transparent nach Aufwand kalkuliert – den Rahmen besprechen wir vorab mit Ihnen. Wie ein durchgängig digitaler Datenfluss in der Praxis entlastet, zeigt auch unser Beitrag „Schluss mit Excel & Zettelwirtschaft“.
Wenn auch Sie ORDERS, DESADV, INVOIC und PRICAT direkt aus dem ERP abwickeln wollen, steht Ihnen KIRATIK als Softwarespezialist für die Lebensmittelbranche zur Seite.
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